賃貸物件の電子契約について！メリットとデメリットも解説

賃貸物件を契約する際、たくさんの紙の書類に目を通したり、店舗へ何度も足を運んだりする時間をなかなか確保できずにお困りではありませんか。
仕事や引っ越しの準備に追われるなかでの日程調整は大きな負担となりますが、最近ではオンラインですべての手続きが完結する電子契約を利用できる不動産会社が増えてきています。
本記事では、電子契約とはどのような仕組みなのかという基礎知識をはじめ、契約を結ぶユーザーが得られるメリットと事前に知っておきたいデメリットについて解説します。
これから賃貸借契約をスムーズに、そしてお得に進めたいとお考えの方は、ぜひご参考になさってくださいね。

賃貸物件の電子契約とは？

賃貸物件における電子契約の基礎知識には、主に法的な定義や手続きの流れなどがあります。
まずは、賃貸物件の電子契約に関する基本情報について、解説します。

電子契約の法的根拠

電子契約とは、紙の契約書へ署名や押印をする代わりに、電子データ上で合意内容を記録する契約方法です。
PDFなどの書類へ電子署名を付け、タイムスタンプで付与時刻にデータが存在し、その後改ざんされていないことを確認します。
また、2022年5月の宅建業法改正により、賃貸借契約書や重要事項説明書の電子交付が正式に認められました。
事前に借主の承諾を得て、保存や印刷が可能な形式で交付すれば、契約をオンラインで進められるでしょう。
ただし、説明方法や本人確認には一定のルールがあるため、国土交通省のガイドラインに沿った運用か確認することが大切です。

電子契約の具体的な流れ

電子契約は、借主が書面の電子交付へ同意した後、オンラインで重要事項説明を受けるところから始まります。
続いて、不動産会社が契約書類をシステムへ登録し、借主や連帯保証人、貸主へ署名依頼を送る流れです。
各自が本人確認を済ませて内容へ同意すると、電子署名と時刻情報が付いた最終版が作成されます。
また、契約完了後は関係者がデータを保存でき、必要なときに内容を確認できるでしょう。
そのため、受信メールだけに頼らず、端末やクラウドへ保管し、ファイル名を整えてより検索しやすい状態にしておくことが重要になります。
通信障害に備え、説明を受ける場所と予備の連絡手段も決めておくと安心です。

電子署名の導入事例

賃貸物件の電子契約では、サービス提供会社が利用者の意思に基づいて、署名情報を付与する事業者署名型が広く使われています。
借主は専用機器を用意せず、スマートフォンやパソコンから本人確認と署名を進められる点が特徴です。
また、不動産会社は誰の署名が完了したかを画面上で確認でき、連帯保証人や貸主への催促もおこないやすくなります。
その結果、郵送を待つ必要がなく、数日以内に契約まで完了するケースもあるでしょう。
さらに、公営住宅などでも活用が進んでおり、遠方から転居する方や来店時間を確保しにくい方にとって便利な方法となっています。

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手間や費用を削減できる電子契約のメリット

前章では、電子契約の基本的な仕組みについて述べましたが、実際にどのようなメリットがあるのか気になりますよね。
ここでは、電子契約を利用するメリットについて解説します。

印紙税などのコスト削減

電子契約では、紙の契約書を作成しないため、とくに印刷代や製本費、郵送費などの負担を抑えられます。
建物の賃貸借契約書は原則として印紙税の対象外ですが、土地の賃貸など課税文書に当たる契約でも、電子データのみなら印紙税はかかりません。
また、借主や保証人、貸主へ書類を往復で送る必要がなく、速達や書留にかかる費用も削減できるでしょう。
入居者側も、返送用封筒の準備や店舗までの交通費を減らせる点がメリットです。
不動産会社では、保管スペースや事務作業も少なくなり、契約数が多いほど費用削減の効果を得やすくなります。
ただし、削減分が借主へ還元されるかは会社によって異なります。

契約手続きの期間短縮

電子契約を利用すると、来店日の調整や契約書類の郵送を待つ時間が減り、手続きを短期間で進められます。
オンラインの重要事項説明を受けた後、そのまま画面上で契約内容を確認し、都合の良い時間に署名できるでしょう。
また、連帯保証人や貸主が遠方にいても、同じシステムから署名依頼を受けられるため、郵送による遅れを防げます。
さらに、契約の進捗状況を関係者が確認でき、未完了の手続きも把握しやすい点が特徴です。
急な転勤や進学による引っ越しでも、鍵の受け取りや入居準備の日程を組み立てやすくなります。
ただし、内容を急いで読み飛ばさず、疑問点は署名前に確認しましょう。

ペーパーレス化の実現

電子契約では、契約書や重要事項説明書をデータで保存できるため、大量の紙を保管する必要がありません。
不動産会社や貸主は、入居者名や物件名で書類をより検索しやすくなり、問い合わせにも素早く対応できるでしょう。
また、借主もスマートフォンから契約期間や解約予告、修繕負担などの条件を確認できます。
紙の書類を紛失したり、必要なページを探すために時間をかけたりする心配を減らせます。
さらに、印刷や郵送の量が減ることで、資源の使用や配送に伴う環境負荷を抑えられる点も、ペーパーレス化の魅力です。
ただし、サービス終了や端末故障に備え、複数の保存先を用意すると安心です。

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賃貸物件の電子契約のデメリット

ここまで、電子契約の魅力的なメリットを解説しましたが、導入にあたっての注意点やデメリットもおさえておきましょう。
最後に、電子契約を利用する際のデメリットについて解説します。

ネット環境のサポート

電子契約には、スマートフォンやパソコンと、映像や音声を安定して送受信できる通信環境が必要です。
端末を持っていても操作に慣れていない場合は、本人確認や署名画面で手続きが止まることもあるでしょう。
また、オンラインの重要事項説明中に通信が途切れると、内容を十分に確認できず、再度日程を調整する可能性があります。
不動産会社の操作案内や電話サポート、店舗での補助を利用できるか事前に確かめることが大切です。
さらに、契約前にはカメラやマイクの動作、メールの受信設定、使用するブラウザまで確認しておくと安心です。
家族の端末を借りる場合も、個人情報の取扱いに注意しましょう。

安全性の不安と対策

電子契約では氏名や住所、勤務先などの個人情報を扱うため、利用するシステムの安全性を確認する必要があります。
通信や保存データが暗号化されているか、複数の認証方法を用いて本人確認をおこなうかを見ておきましょう。
また、電子署名法に対応し、タイムスタンプによって署名日時や非改ざん性を証明できる仕組みも重要です。
さらに、誤送信や不正アクセスを防ぐため、署名依頼の送信先とアクセス期限を確認しましょう。
万が一の障害に備え、問い合わせ窓口や紙の契約へ切り替える方法、契約データのバックアップ体制も把握しておくと安心です。
利用者側もパスワードを使い回さず、慎重に管理しましょう。

紙の手続きとの併用課題

賃貸借契約を電子化しても、関連する手続きまですべてオンラインで完結するとは限りません。
口座振替依頼書や保証会社の書類、火災保険の申込書などは、提携先によって紙での提出を求められる場合があります。
また、電子と紙が混在すると、どの書類が完了したのかわかりにくくなり、提出漏れが起きる可能性もあるでしょう。
そのため、不動産会社から手続き一覧を受け取り、提出方法や期限、保管場所を整理することが大切です。
さらに、郵送が必要な書類の費用や日数も見込み、鍵の受け取りや入居日に間に合うよう余裕を持って進めてください。
紙の原本を誰が、保管するのかもとくに確認しておくと安心です。

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まとめ

賃貸物件の電子契約は、2022年の法改正で本格化し、スマートフォンなどを使って非対面で安全に契約できる仕組みです。
紙の契約書が不要となり、郵送費や、課税文書に該当する契約の印紙税を削減できるほか、手続きの短縮や管理の効率化にもつながります。
一方で、通信環境への支援や安全性の確認、口座振替など残る紙の手続きとの併用管理が課題となるでしょう。